Postulat nº 36 - Rapport final du Conseil communal

Demande la mise en place d'un e-parlement incluant la distribution de la documentation au format numérique

Résumé du postulat

Les auteurs demandent au Conseil communal la mise en place d’un e-parlement incluant la distribu-tion de la documentation numérique. Il est fait référence aux projets conduits par l'Etat de Fribourg, au début de la législature 2017-2021, qui a doté tant le Conseil d’Etat que le Grand Conseil de plate-formes numériques et d’une gestion des séances sans papier. Sur ce modèle, il est demandé au Con-seil communal de mettre en place de pareils outils et de s’engager vers une administration sans pa-pier. Il est également fait état d’avantages, tant du point écologique que technologique. Cette dé-marche s’inscrit également en prolongement des demandes issues de la Commission temporaire de l’information.

En résumé, l’e-parlement peut être décomposé ainsi:

1) une plateforme de gestion des documents (extranet, GED);
2) une solution de gestion des séances: ordres du jour, séances, procès-verbaux, gestion des jetons, etc. (Conseil général, Commissions);
3) des comptes (droits d’accès) à la plateforme pour les membres du Conseil général;
4) des comptes de messagerie;
5) des processus numérisés pour piloter les convocations, la transmission des documents, etc.

Réponse du Conseil communal

Le Conseil communal a adopté en janvier 2014 le premier schéma directeur des systèmes d’information de la Ville de Fribourg pour la période 2014-2017 (abrégé SDSI 14-17). Le plan propose une modernisation et une transformation digitale de l’administration. Pour y parvenir et avancer dans un ordre logique, la première étape a porté sur la définition et la consolidation du socle de base des équipements IT. Ce travail, conduit sur la période 2014-2017, a permis de réaliser et de renforcer les infrastructures de base (deux datacenters, la communication, la sécurité).

Plusieurs projets de type organisationnel ont débuté en 2016: la description de l’organisation de l’administration (unités, missions, personnes, rôles, procédures, documents), les travaux de mise en place d’un SCI (système de contrôle interne), les travaux préparatoires à l’introduction d’une GED à l’échelle de toute l’administration. Ces projets sont très conséquents et portent sur une période de quatre à cinq ans. Ces outils représentent également des prérequis à la mise en place de plateformes numériques pour la gestion des activités courantes et des affaires.

Ainsi, des axes stratégiques ont été définis pour moderniser l’administration communale tant au travers d’une analyse organisationnelle que de l’actualisation des solutions informatiques. Le portefeuille de projets est très important. Le plan d’investissements défini à partir de l’année 2014 fait état des projets stratégiques inclus dans le SDSI 14-17, projets à dimension tant organisationnelle qu’informatique.

Durant le premier semestre 2018, un nouveau SDSI sera élaboré pour la période 2018-2022. Une nouvelle impulsion sera donnée à cette transformation numérique, débutée il y a plusieurs années maintenant. Figureront dans le SDSI 18-22 les objets du postulat n° 36, objets s’inscrivant comme une évolution logique pour une administration moderne. Toutefois, des prérequis doivent être remplis.

1. SITUATION ACTUELLE

Moderniser une administration composée de 14 Services comptant plus de 600 collaborateurs pour une population de 42'000 habitants (incluant les personnes en séjour) n’est pas une opération simple. A partir de 2014, une stratégie a été clairement définie et déclinée en un certain nombre de projets-clés.

Le démarrage de cette mise en oeuvre a été relativement lent car nécessitant, notamment au Service informatique, une réorientation en termes de mission, un changement de culture, des ressources supplémentaires et une organisation de projets ad hoc. Le train est maintenant lancé et les premiers résultats pointent à l’horizon. Les actions conduites de manière transversale permettent de fédérer les unités organisationnelles. Certains projets complémentaires (SCI, organisation, GED, etc.) sont menés en parallèle avec des objectifs convergents. Les équipes de projets pluridisciplinaires oeuvrent en concertation forte.

Le postulat n° 36 demande expressément un mode de fonctionnement moderne des institutions communales (ici le Conseil général) dans une société devenue fortement numérique et connectée. Plusieurs propositions ont déjà été formulées précédemment dans la même direction:

- celles de la Commission temporaire de l’information;

- celles du postulat n° 178.

Le Conseil communal n’a pas attendu ces propositions et n’est pas resté inactif. Le SDSI 14-17 fait état d’une vision et d’un grand nombre de projets susceptibles d’être réalisés. Toutefois, il importe de procéder dans un certain ordre et selon des priorités.

1.1. Demandes de la Commission de l’information (28.01.2013)

De manière résumée, les demandes de la Commission temporaire de l’information étaient de trois ordres:

A. Des améliorations rapides liées à la LInf: publications d’informations particulières et précises sur le site Internet, questions relatives aux délais de transmission d’informations et de publication.

 Le Conseil communal avait pris toutes les mesures pour répondre aux besoins de conformité.

B. Des améliorations relevant plus de nouvelles fonctionnalités, de visibilité et de confort:

o la publication sur Internet d’informations plus précises et plus personnelles sur les membres du Conseil général;

o la publication sur Internet des interventions parlementaires, à l’instar de celles du Grand Conseil;

o la mise à disposition d’adresses de messagerie identifiables au Conseil général de la Ville de Fribourg.

Il avait été répondu que ces améliorations seraient analysées et mises en oeuvre progressivement. L’élaboration du SDSI 14-17 était en cours. Le Conseil communal ne pouvait alors traiter rapidement une telle demande en l’absence de la finalisation de sa stratégie et de la priorisation des projets.

Le Service informatique, acteur à cette époque d’une partie des réalisations, était engagé dans une réorientation stratégique et la mise en oeuvre d’une véritable gestion de portefeuille de projets.

C. D’autres propositions étaient formulées mais plus en relation avec les conditions-cadres de la salle du Conseil général sise à la rue des Chanoines, à l’obtention du signal wifi et à des aménagements pour les médias.

Le récent changement de site (salle du Grand Conseil) a permis d’améliorer grandement tant les infrastructures techniques mises à disposition du Conseil général lui-même que les conditions-cadres pour les médias.

1.2. Objet du postulat n° 178 (31.05.2016)

Une nouvelle initiative était lancée avec une reprise pour l’essentiel des éléments cités au point 1.1., B. ci-dessous. Parmi ceux-ci, il est possible de relever:

a) une meilleure visibilité des membres du Conseil général sur le site Internet avec des informations plus précises et plus lisibles: nom, prénom, adresse, parti politique, photo, etc.;

b) la réception des convocations par messagerie;
c) le téléchargement des documents sous forme électronique via une plateforme (extranet);
d) des comptes de messagerie identifiables à l’organisation Ville de Fribourg.

 Le projet GED - Objectif: partager des documents par des accès simples et rapides, s’assurer du devenir d’un document (classement, accès, conservation). Une gestion électronique des documents nécessite une mise en oeuvre claire et réfléchie. Il ne s’agit pas simplement de scanner quelques documents. Les questions suivantes doivent être traitées: connaissance du fonctionnement des unités communales, inventaire des types de documents en lien avec l’organisation et les processus, plan de classement, plan de conservation, typologies de documents, modèles de métadonnées.

o Le projet a débuté véritablement à l’automne 2016, en concertation avec les Archives communales, les Archives de l’Etat de Fribourg, un consultant externe et le Service informatique. Le projet est décomposé en 6 étapes.

o Actuellement, l’étape 2, phase 2 traite de l’audit documentaire dans tous les Services (jusqu’à fin juin 2018). Les autres étapes sont planifiées jusqu’à fin 2019 et une mise en production début 2020.

 Le projet de nouveau site Internet.- Objectif: disposer d’une plateforme plus actuelle et plus flexible. Une nouvelle orientation résolument vers les attentes des visiteurs est engagée.

o Le projet a débuté à l’automne 2017 et la réalisation est prévue durant l’année 2018.

B. Les bases légales

Cette partie n’est pas anodine. Si l'on opte pour une administration sans papier (ou "avec moins de papier"), les bases légales devront être adaptées. Les règlements traitent des procédures de convocation et d’information ainsi que de la nature des supports.

C. Un extranet

Une plateforme ad hoc est à l’étude actuellement pour servir les besoins de l’administration dans ses échanges avec ses partenaires.

D. Des comptes utilisateurs pour le Conseil général (accès à l’extranet) et des comptes de messagerie

Ces thèmes vont de paire avec le point précédent et la réalisation est actuellement en cours avec les comptes de messagerie (postulat n° 178).

E. Des solutions de gestion des séances

Des solutions sont disponibles sur le marché. Mais les éléments constituant le socle de base (GED, internet, extranet, etc. doivent être réalisés au préalable. Ensuite, ces solutions viendront prendre place dans cet ensemble et s’appuyer sur les éléments de base.

2. CONCLUSION

En conclusion, le Conseil communal a défini une stratégie avec les SDSI 14-17 puis 18-22, qui englobent les demandes formulées à plusieurs reprises et sous différentes formes par les membres du Conseil général. La planification actuelle et la gestion du portefeuille de projets sont des garanties quant aux réalisations sur une période de 3 à 4 ans. L’ordre de priorité est déterminant pour la cohérence du projet d’ensemble, de sa mise en oeuvre de manière logique.

L’administration et son personnel, qui seront appelés à gérer l’ensemble des informations à destination des deux plus hautes institutions (Conseil communal et Conseil général), sont engagés dans un véritable exercice de transformation. Du temps est nécessaire et toutes les mesures d’accompagnement (changement, formation, etc.) seront prises pour parvenir à l’objectif avec succès.

Le postulat n° 36 est ainsi liquidé.

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